Abrir uma agência de viagens ficou mais acessível. Hoje, uma pessoa pode começar trabalhando de casa, vender passagens aéreas, utilizar milhas, trabalhar com consolidadores e atender clientes de praticamente qualquer lugar do Brasil.
Mas existe uma parte do negócio que muitos empreendedores deixam para depois: a contabilidade da agência de viagens.
E esse pode ser um erro caro.
Uma agência não funciona contabilmente da mesma maneira que uma empresa que vende produtos ou presta um serviço convencional. Existem particularidades envolvendo intermediação, repasses, comissões, emissão de notas fiscais, CNAEs, movimentação bancária e tributação.
Com as mudanças tributárias previstas para os próximos anos, profissionalizar essa área tende a se tornar ainda mais importante.
É possível começar uma agência de viagens no CPF?
Muitas pessoas começam informalmente.
Fazem algumas emissões para amigos, familiares ou primeiros clientes e recebem os pagamentos diretamente em sua conta pessoal.
O problema começa quando aquilo deixa de ser um teste e passa a ser um negócio.
Se existe recorrência, clientes e faturamento, é importante avaliar a formalização da atividade.
Além da questão tributária, trabalhar com um CNPJ adequado pode facilitar a construção de uma estrutura profissional, inclusive para relacionamento com fornecedores, consolidadores e outras empresas do mercado de turismo.
A lógica é simples:
se o negócio começou a funcionar, ele precisa começar a ser tratado como negócio.
MEI ou ME: qual é melhor para uma agência?
Essa é uma das perguntas mais frequentes de quem começa no turismo.
A resposta depende da atividade exercida, faturamento, estrutura da operação e enquadramento permitido.
O MEI pode atender determinados negócios em estágio inicial, mas possui limitações importantes.
À medida que o faturamento cresce ou a operação passa a envolver atividades que não se encaixam adequadamente nessa estrutura, pode ser necessário migrar para uma Microempresa (ME).
Por isso, simplesmente abrir um MEI porque é barato e fácil nem sempre é a melhor estratégia.
O correto é analisar o que a empresa realmente faz.
Uma agência que vende passagens, uma empresa que presta consultoria e um gestor de milhas podem ter operações parecidas para o cliente, mas contabilmente existem diferenças que precisam ser observadas.
Quem trabalha com venda de milhas precisa ter atenção redobrada
No mercado de milhas existe outro ponto importante: o volume financeiro movimentado.
Imagine alguém que compra R$ 40 mil em milhas durante o mês para trabalhar com uma margem relativamente pequena.
Existe uma diferença enorme entre:
movimentação financeira, faturamento e lucro.
O problema é que grandes volumes passando por contas pessoais ou por uma estrutura empresarial inadequada podem gerar inconsistências e questionamentos.
Por isso, para quem pretende transformar a compra e venda de milhas em uma atividade profissional, é fundamental analisar desde cedo qual estrutura empresarial faz sentido.
Gestor de milhas também precisa pensar na estrutura da empresa
O mesmo raciocínio vale para quem trabalha profissionalmente com Gestão de Milhas.
Imagine um gestor cobrando:
R$ 3.000, R$ 4.000, R$ 5.000 ou até R$ 6.000 por cliente.
Com poucos contratos, a operação já pode atingir um faturamento relevante.
Além disso, muitos gestores acabam exercendo mais de uma atividade.
Eles prestam a gestão ou consultoria para o cliente, mas também podem realizar intermediações e emissões de passagens.
Isso significa que o enquadramento da empresa e os CNAEs precisam refletir aquilo que realmente acontece na operação.
Não basta simplesmente escolher uma atividade qualquer no momento da abertura do CNPJ.
Uma escolha inadequada pode inclusive influenciar diretamente a tributação da empresa.
O erro de olhar apenas para o preço da contabilidade
Outro problema comum é escolher um escritório de contabilidade considerando somente a mensalidade.
Uma contabilidade online pode parecer mais barata.
Mas o empresário precisa avaliar o que está efetivamente recebendo.
O mercado de turismo possui características próprias.
Uma agência trabalha com valores recebidos de clientes que podem incluir recursos destinados a terceiros. Dependendo da operação, nem todo dinheiro que entra na conta representa necessariamente receita da agência.
Se essa diferença não for corretamente compreendida, a tributação pode ser calculada sobre uma base inadequada.
Uma economia de algumas centenas de reais na mensalidade da contabilidade pode acabar gerando milhares de reais em impostos pagos incorretamente.
Nota fiscal de agência de viagens: por que existe tanta dúvida?
Essa talvez seja uma das maiores dúvidas do setor.
Imagine que uma agência recebe R$ 10 mil de uma empresa para organizar determinada viagem.
O cliente empresarial pode pensar:
“Paguei R$ 10 mil, então quero uma nota fiscal de R$ 10 mil.”
Mas a operação de uma agência pode envolver intermediação e repasses.
Por isso, o valor recebido não necessariamente corresponde integralmente à receita efetiva da agência.
Esse assunto exige orientação contábil específica.
Existem situações em que o cliente corporativo insiste na emissão pelo valor total. Nesses casos, é necessário analisar a operação, os documentos envolvidos e os impactos tributários para encontrar uma solução juridicamente adequada.
O importante é não simplesmente emitir qualquer valor para atender à solicitação do cliente sem compreender as consequências.
O código utilizado na nota também importa
Não é apenas o valor da nota fiscal que merece atenção.
Com as mudanças tributárias e novas classificações, também existe a necessidade de observar corretamente os códigos relacionados ao serviço prestado.
Intermediação de passagem aérea, seguro, transporte de passageiros e outros serviços podem possuir classificações diferentes.
Por isso, uma agência não deveria descobrir qual código utilizar pesquisando aleatoriamente na internet.
A classificação precisa representar a atividade que efetivamente está sendo realizada.
Cuidado ao misturar dinheiro pessoal e dinheiro da empresa
Outro erro extremamente comum é utilizar a conta empresarial como extensão da conta pessoal.
O empreendedor transfere dinheiro do CPF para o CNPJ.
Depois utiliza a empresa para pagar uma despesa pessoal.
Em seguida transfere novamente para sua conta pessoal.
Faz vários Pix durante o mês.
Depois tenta descobrir o que era venda, aporte, reembolso, retirada, lucro ou simplesmente transferência entre contas.
Isso cria uma confusão desnecessária.
Em um dos exemplos discutidos na conversa que originou este artigo, uma empresa precisou justificar uma diferença de aproximadamente R$ 100 mil em movimentações porque transferências entre CPF e CNPJ acabaram gerando questionamentos sobre o faturamento.
Foi necessário levantar extratos e documentação para demonstrar a origem das movimentações.
A regra prática é simples:
conta da empresa é da empresa. Conta pessoal é pessoal.
Quanto mais organizada estiver essa separação, mais fácil será manter uma contabilidade confiável.
Pró-labore e distribuição de lucros também precisam de orientação
Outro ponto que passa despercebido por muitos donos de agência é a retirada de dinheiro da empresa.
Não significa simplesmente receber os pagamentos dos clientes e transferir tudo para a conta pessoal.
Existem regras envolvendo pró-labore, distribuição de lucros, registros contábeis e obrigações relacionadas aos sócios.
É justamente nesse ponto que ter acompanhamento contábil recorrente começa a fazer diferença.
O contador não deveria aparecer apenas uma vez por mês para enviar uma guia de imposto.
Ele precisa entender a operação e ajudar o empresário a manter a empresa organizada.
E a Reforma Tributária?
Esse é um dos assuntos que mais preocupa donos de agências atualmente.
Existem mudanças previstas que poderão impactar a maneira como empresas prestadoras de serviços apuram seus tributos e documentam suas operações.
Para as agências, um dos pontos importantes será justamente a capacidade de demonstrar corretamente as relações entre valores recebidos, repasses, comissões e documentos fiscais.
Também existem discussões sobre créditos tributários e diferentes formas de apuração.
Mas existe uma recomendação importante:
não tome decisões tributárias apenas porque ouviu que determinada opção permite “ganhar créditos”.
É necessário fazer contas.
Uma estrutura aparentemente mais vantajosa pode exigir controles adicionais, aumentar custos administrativos e não gerar créditos suficientes para compensar a mudança.
Cada agência precisa ser analisada individualmente.
Não espere a mudança das regras para profissionalizar sua agência
Algumas pessoas podem pensar:
“Se existem mudanças chegando, talvez seja melhor esperar para abrir minha empresa.”
Esse raciocínio pode criar outro problema.
Se você já está operando, vendendo e recebendo dinheiro, permanecer informal esperando uma futura mudança tributária não necessariamente resolve nada.
Quando as regras mudarem, empresas existentes poderão precisar se adaptar.
Quem abrir posteriormente também precisará seguir as regras vigentes naquele momento.
Por isso, o mais importante é entender qual é a estrutura correta para o seu negócio hoje e acompanhar as mudanças conforme elas acontecerem.
Seu trabalho é vender viagens — não virar especialista em contabilidade
Existe uma reflexão importante para qualquer dono de agência.
Quanto vale uma hora do seu tempo?
Se você passa horas tentando entender CNAE, código de nota fiscal, legislação tributária, anexos do Simples Nacional, pró-labore e dezenas de outros detalhes, está deixando de utilizar esse tempo em uma atividade que realmente gera receita:
vendas.
O empresário precisa entender os números do próprio negócio.
Mas isso é diferente de tentar substituir profissionais especializados.
Uma boa agência precisa concentrar energia em:
- conquistar clientes;
- melhorar o atendimento;
- aumentar vendas;
- criar relacionamento;
- desenvolver produtos;
- construir sua marca.
A parte contábil deve ser acompanhada por quem entende do assunto.
Contabilidade especializada em turismo pode evitar problemas antes que eles apareçam
A grande vantagem de trabalhar com uma contabilidade que conhece o mercado de turismo é não precisar explicar do zero como funciona uma agência.
O profissional já conhece situações envolvendo:
- agências de viagens;
- gestores de milhas;
- venda de milhas;
- consolidadores;
- intermediação;
- comissões;
- repasses;
- emissão de notas fiscais;
- CNAEs;
- pró-labore;
- distribuição de lucros;
- folha de pagamento;
- movimentação entre CPF e CNPJ;
- tributação específica da operação.
Isso permite olhar para a realidade de cada empresa.
Uma agência que está começando possui necessidades diferentes de outra que já movimenta dezenas ou centenas de milhares de reais todos os meses.
Por isso, contabilidade não deveria ser apenas geração de guia de imposto.
Ela precisa fazer parte da estrutura profissional do negócio.
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Se você está abrindo uma agência de viagens, trabalha com Gestão de Milhas, comercializa milhas ou já possui uma operação no mercado de turismo e tem dúvidas sobre sua estrutura contábil, converse com um profissional especializado no setor.
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Não espere aparecer uma notificação ou um problema tributário para descobrir que sua empresa estava estruturada de maneira inadequada.
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